Checklist para probar que tu operación fue real

Qué busca realmente SUNAT

No cuenta papeles. Busca coherencia. Un expediente voluminoso sin prueba de recepción puede perder; uno modesto pero coherente suele defenderse mejor.

En la RTF 01325-4-2021, el Tribunal exigió demostrar todo el circuito de la operación, y consideró que unos presupuestos solo probaban negociaciones entre las partes. En cambio, en la RTF 10452-9-2025 (Impuesto a la Renta, gastos por servicios de una empresa vinculada), el análisis conjunto de correos identificados, accesos a plataformas y documentos de trabajo permitió acreditar los servicios y levantar el reparo, pero solo en este extremo.

Ejemplo: compras 500 sacos de insumo. Tienes factura, voucher y Registro de Compras. Si no tienes la guía con la firma de quien recibió ni el ingreso a almacén, tu expediente tiene un hueco justo donde SUNAT mira primero.

Nivel 1: prueba decisiva

Es la que acredita que el bien llegó o que el servicio se prestó.

Si compraste bienes

• Guía de remisión (remitente y/o transportista) completa: punto de partida y de llegada, vehículo, conductor y nombre y firma de quien recibe.
• Nota de ingreso o parte de almacén con fecha y cantidades.

En la RTF 05735-2-2016, guías sin constancia de recepción ni datos del transporte no se consideraron idóneas. En la RTF 11911-8-2016, tampoco las guías sin punto de llegada o sin constancia de recepción.

Si contrataste servicios

• Entregable fechado y atribuible al proveedor: informe, plano, reporte, acceso a un sistema.
• Acta o correo de conformidad de quien recibió el servicio.

En la RTF 06441-5-2005 (Impuesto a la Renta), entregables concretos (planos y diseños del proveedor), junto con montos razonables, sirvieron como indicios suficientes de que los servicios se prestaron.

En todos los casos

• Una matriz simple que cuadre fechas, cantidades y montos entre pedido, guía, ingreso, factura y pago.

Nivel 2: prueba complementaria

Suma y corrobora. No prueba sola, pero da contexto y credibilidad.

• Cotización o proforma.
• Orden de compra o de servicio numerada, con quién la emitió y quién la aprobó.
• Contrato, mejor si tiene fecha cierta.
• Kárdex individualizado que cuadre con las guías y el ingreso.
• Correos y mensajes de ejecución (no solo de pedido), con remitente, cargo y fecha identificables.
• Destino del bien: la venta, el consumo o la obra donde se usó.
• Transporte: comprobante del flete, datos del vehículo y del conductor.
• Ficha RUC del proveedor y consulta del padrón de SSCO con captura fechada.

Sobre el contrato: la fecha cierta no es un requisito legal general, pero pesa. En la RTF 06680-2-2016, contratos sin órdenes de compra, sin fecha cierta y sin prueba de lo acordado carecieron de mérito probatorio. Y el kárdex, sin corroboración, tampoco bastó.

Sobre fotos y capturas de WhatsApp: guárdalas, pero con fecha, lugar, personas y vínculo con el comprobante. En un procedimiento de atribución de SSCO al emisor (RTF 02542-8-2026), el Tribunal descartó fotos porque no permitían relacionar los productos con los comprobantes. Ese caso no era sobre el cliente, pero muestra el estándar.

Nivel 3: no basta sola

Es necesaria, pero por sí sola no prueba que la operación existió.

• Factura o comprobante de pago.
• Registro de Compras, Diario o Mayor.
• Voucher, cheque o estado de cuenta.
• Declaraciones del propio empresario o de su personal.

En la RTF 06011-3-2010, el comprobante, el registro y el contrato privado no bastaron sin documentos que acreditaran la ejecución. El Tribunal fue claro: «el hecho que los pagos hubieran podido ser realizados mediante medios de pago no desvirtúa la procedencia de los reparos». Y en la RTF 01815-12-2024, cheques y estados de cuenta «únicamente acreditarían la cancelación» de las facturas.

El pago: requisito aparte

• Usa medios de pago (depósito en cuenta, transferencia, giro, orden de pago, tarjeta de débito o crédito expedida en el país, o cheque con cláusula "no negociable" u otra equivalente) desde S/ 2 000 o US$ 500 (art. 5 del TUO de la Ley 28194). Sin ellos pierdes crédito fiscal y gasto. Un cheque común no cumple.
• No pagues en efectivo esas operaciones: el efectivo no cumple la bancarización.

Hay una regla del 30 % de esos montos prevista en el D.Leg. 1535 para ciertos contribuyentes, pero aún no está vigente (D.S. 055-2026-EF).

Un matiz para contadores: si SUNAT sostiene que la operación no existió (art. 44 inc. a de la Ley del IGV), el pago bancarizado no te salva. En la RTF 06680-2-2016 el Tribunal dijo que, no acreditada la realidad, «carece de objeto verificar» si se usaron medios de pago. Si invoca el inc. b (el emisor no hizo la operación, pero esta existió), el pago con medios de pago puede ser un argumento para conservar el crédito fiscal del IGV (no el gasto), con los requisitos del num. 15.4 del art. 6 del Reglamento y salvo que conocieras la situación. Identifica siempre qué inciso invoca SUNAT.

Cinco errores frecuentes

1. Creer que la factura y el voucher son suficientes.
2. Guías sin firma de recepción o sin punto de llegada.
3. Correos solo de pedido, sin nada sobre la entrega.
4. Alegar informalidad («soy pequeño, no llevo controles»). El Tribunal lo ha rechazado (RTF 01815-12-2024 y 06680-2-2016).
5. Fabricar o "mejorar" documentos después. Le resta credibilidad a todo el expediente.

Ante un requerimiento

• Responde punto por punto, con un anexo por cada punto.
• Presenta todo dentro del plazo del requerimiento, contado desde su notificación. Si el requerimiento es de SSCO, mira cómo desvirtuarlo.
• Lo que SUNAT te pidió en la fiscalización y no presentaste, como regla, no se admitirá al reclamar, salvo excepciones (art. 141 del Código Tributario).

Contenido informativo. Este checklist fortalece tu posición, pero el resultado depende de la prueba de cada caso y de su valoración.

Mejor acompañado

Probar una operación es delicado: un documento mal presentado o una respuesta fuera de plazo puede pesar más que muchos papeles. Conviene no hacerlo solo.

Nuestros asesores, respaldados por PRIVE CONSULTORES ASOCIADOS S.A.C., pueden revisar tu carpeta antes de responder a SUNAT (defensa en operaciones no reales). Si te sirve, escríbenos por WhatsApp.